Avec SunBren, l’EHPAD Vellavi se dote de technologies de pointe pour préparer sereinement l’avenir

Un témoignage de Murielle Vermeersch, directrice de l’EPHAD Vellavi, Saint-Didier-en-Velay (Haute‑Loire)

Après avoir adopté la solution clé en main SunBren à l’occasion de la restructuration de l’établissement et après quelques mois d’utilisation sans nuage, l’EHPAD revient sur les raisons qui ont motivé son choix avant de nous dévoiler sa nouvelle expérience de travail.

Lorsqu’elle reprend la direction de l’EHPAD Saint‑Roch, Murielle Vermeersch se retrouve confrontée à des problèmes de fonctionnement du serveur, plutôt ancien. Elle sollicite alors plusieurs fournisseurs qui lui proposent de remplacer ce serveur par du matériel plus récent et, par conséquent, relativement onéreux. L’EHPAD étant en pleine restructuration, elle ne peut se permettre de réaliser d’importants investissements. Pourtant, son besoin est urgent. L’un de ses fournisseurs propose alors à Madame Vermeersch
de découvrir SunBren, la solution de serveur hébergé qui axe son offre sur un système d’abonnement mensuel par utilisateur : « avec SunBren, j’ai trouvé une solution rapide à mon problème et, surtout, la possibilité de passer en budget de fonctionnement. Je n’ai pas eu besoin de sortir une grosse somme d’argent puisque cette solution s’adapte en fonction du nombre d’utilisateurs, des évolutions des besoins de notre EHPAD et de son budget. »

L’ATOUT NUMÉRO 1 : LE CONFORT DE TRAVAIL

Si une meilleure visibilité de ses coûts de fonctionnement est un argument qui a rapidement séduit la directrice de l’EHPAD, d’autres atouts ont su retenir son attention. « Je viens du secteur hospitalier où j’ai connu une certaine aisance de travail que je ne retrouvais pas à l’EHPAD. Avec Sunbren, j’ai rapidement entrevu les multiples avantages que présentait cette solution tout compris ! Sans surcoût, cela devenait possible de se connecter à distance, d’accéder au partage de calendriers, de documents… Et à l’usage, je dois reconnaître
que nous avons réellement gagné en confort de travail ! Je peux facilement travailler de chez moi puisque j’accède aux dossiers de soin de chaque patient, je peux consulter les plannings, etc. Avant, j’étais régulièrement amenée à revenir au bureau pour relancer le serveur ou les logiciels. Depuis que nous sommes passés à SunBren, je n’ai plus aucun souci : les sauvegardes, les anti‑virus, le renouvellement des licences, tout se fait automatiquement. Mes astreintes sont simplifiées et j’ai pu déléguer la prise de rendez-vous, ce qui
me permet de me recentrer sur mon coeur de métier : améliorer le service pour les patients. »

BÉNÉFICE : UNE COMMUNICATION INTERNE FACILITÉE

Côté utilisateur, Sunbren est également très bien accueilli, comme le confirme Mlle Aboulin, la responsable RH qui s’est occupée du déploiement de la solution : « la possibilité de se connecter à domicile facilite vraiment les astreintes administratives. Nous pouvons accéder au logiciel de planification de tous les agents de soin depuis chez nous, ça évite
les déplacements systématiques. Personnellement, je suis très satisfaite du fonctionnement de SunBren. Cet outil simplifie le quotidien de tout le monde et améliore la communication en interne : les protocoles sont visibles par tous et mis à jour une seule fois ; nous pouvons également archiver les données pour un meilleur suivi ; nous allons aussi mettre en place des formulaires pour communiquer d’un service à l’autre, mettre à disposition les feuilles de dotation, les bons de travaux, etc. Avec l’installation de SharePoint dans Sunbren, de nombreuses autres possibilités s’offrent à nous… J’ai plein d’idées pour la suite ! Cet outil, ultra modulable et évolutif, répond parfaitement à nos process métiers et à la diversité de profils de nos utilisateurs. »

UN ENJEU DE TAILLE : ASSURER LE SERVICE CONTINU

« Si j’ai toujours baigné dans les nouvelles technologies, je n’ai pas non plus un niveau très élevé en informatique », commente Mlle Aboulin. « Quand on m’a confié la mission
de suivre le déploiement de la solution Sunbren au sein de l’EHPAD et le passage à la SDSL, j’étais un peu inquiète. Mais SunBren est tellement efficace et simple d’utilisation qu’on ne parle presque pas d’informatique ! J’ai expliqué nos besoins “métiers” et l’équipe technique, très à l’écoute, a géré le reste. Finalement, notre investissement en temps est resté très marginal. Et lors de l’installation, le serveur n’a quasiment pas été coupé pour assurer le service en continu, ce qui est primordial pour un établissement de santé. »

RÉSULTAT : UN EHPAD À LA POINTE DE LA TECHNOLOGIE

Au final, le remplacement du serveur s’est transformé en une véritable opportunité de modernisation, que l’EHPAD a su saisir avec brio : « Nous avons profité de l’occasion pour
simplifier toutes nos adresses mail et… changer de nom ! » renchérit Murielle Vermeersch. « Après consultation des résidents, de leurs familles et du personnel, l’EHPAD a été
rebaptisé Vellavi, les « Vellaves » étant les habitants du Velay ». Convaincu par les nombreux avantages de SunBren, l’EHPAD ne compte pas s’arrêter en si bon chemin : « dans les mois qui viennent, nous allons encore accentuer cette démarche de dématérialisation, cela permettra de gagner du temps et de l’argent », explique Melle Aboulin. « Notre établissement a besoin de communiquer, d’ouvrir ses informations sur l’extérieur, de mettre sa technique en avant. La solution SunBren allie qualité, sécurité et performance et, en cela, elle accompagne parfaitement la modernisation de l’image de notre établissement. Cela nous permet d’être innovant, peu d’EHPAD sont ainsi à la pointe de la technologie ! »
Et pour demain ? L’EHPAD Vellavi pense déjà au futur, lorsque les résidents auront tous une tablette dans leur chambre. Car les nouvelles technologies sont également au
service du confort des patients. Mais grâce à l’évolutivité de la solution SunBren, l’avenir peut se préparer sereinement…

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